Calendario

Come leggere il calendario#

1. Apri Calendario nel menu. Nell'admin web e nell'app iOS mostra prima la settimana corrente, nell'app Android il giorno di oggi.
2. In alto passa tra Giorno e Settimana. Nella vista giorno ogni persona ha una propria colonna.
3. Sfoglia con le frecce Indietro e Avanti; Oggi torna al giorno attuale.
4. Tocca Tutti o un nome per vedere solo gli appuntamenti di una persona.

Gli appuntamenti tratteggiati non sono ancora confermati. Le aree a righe sono orari bloccati, per esempio Assente o Appuntamento privato da un calendario collegato. Gli orari fuori dall'orario di lavoro sono oscurati, la linea rossa indica l'ora attuale.

Come creare un appuntamento#

1. Tocca Appuntamento in alto o clicca su uno spazio libero della griglia. Giorno, ora e persona sono già compilati.
2. Sotto Cliente cerca una persona esistente per nome o telefono. Per un nuovo cliente inserisci il nome e Telefono o E-mail (facoltativa).
3. Scegli il servizio e la persona. I campi hanno i nomi definiti dalla tua attività nelle impostazioni.
4. Controlla Data e Inizio. La durata dipende dal servizio.
5. Scegli Appuntamento per una prenotazione telefonica o Walk-in per un cliente passato senza appuntamento.
6. Lascia attivo Invia conferma se il cliente deve ricevere una conferma e tocca Crea appuntamento.

Gli appuntamenti creati da te sono subito confermati. Orari di lavoro e regole di prenotazione qui non valgono: puoi quindi inserire anche fuori orario. Se l'appuntamento si sovrappone a un altro della stessa persona, non viene creato. Assenze e appuntamenti privati qui non vengono controllati. Senza Invia conferma non viene pianificato nemmeno il promemoria.

Come confermare o concludere un appuntamento#

1. Tocca l'appuntamento nel calendario. I dettagli mostrano ora, servizio, persona, numero di telefono ed eventuale Nota del cliente.
2. Se l'appuntamento non è ancora confermato, tocca Conferma.
3. Dopo l'appuntamento tocca Concluso. Se la persona non si è presentata, tocca No-show.
4. Con Apri profilo cliente arrivi alla scheda del cliente. Se la scheda cliente non è inclusa nel tuo abbonamento, arrivi invece all'elenco dei clienti con un avviso.

Con Concluso Bookelva invia una sola volta una richiesta di recensione al cliente. Questa funzione fa parte degli abbonamenti Pro, Business e Premium. Se la cassa è inclusa nel tuo abbonamento, Incassa porta direttamente alla cassa.

Come annullare un appuntamento#

1. Tocca l'appuntamento nel calendario.
2. Tocca Annulla appuntamento e conferma la domanda.

Per gli appuntamenti futuri il cliente riceve automaticamente una disdetta via e-mail. Senza indirizzo e-mail parte via SMS, se gli SMS sono inclusi nel tuo abbonamento e Bookelva ha configurato l'invio di SMS per la tua attività (su richiesta); senza questa configurazione un cliente senza indirizzo e-mail non riceve alcun messaggio. Chi usa l'app Bookelva riceve la disdetta anche come notifica push. I promemoria pianificati vengono fermati e la voce in un calendario collegato viene rimossa. Un pagamento online non viene rimborsato automaticamente: lo fai sotto Pagamenti. Un appuntamento annullato non si può ripristinare; lo trovi sotto Prenotazioni con il filtro Annullate.

Come spostare un appuntamento#

1. Nell'app iOS apri l'appuntamento nel calendario o sotto Prenotazioni.
2. Tocca Sposta, scegli data e ora sotto Nuovo inizio e tocca di nuovo Sposta.
3. In alternativa tieni premuto l'appuntamento nel calendario e trascinalo al nuovo orario o su un'altra persona.

Nell'admin web e nell'app Android al momento non è possibile spostare un appuntamento. Se il nuovo orario si sovrappone a un altro appuntamento della stessa persona, lo spostamento non avviene. I promemoria pianificati seguono il nuovo orario. Bookelva non invia e-mail o SMS per lo spostamento; solo chi ha prenotato con l'app Bookelva riceve una notifica push. Avvisa quindi tu il cliente.

Come bloccare degli orari#

Nel calendario non c'è un pulsante apposito per bloccare. Ecco come tenere liberi degli orari:

1. Pause regolari: negli orari di lavoro della persona crea più fasce al giorno.
2. Ferie o singoli giorni: registra un'assenza per la persona. Nell'app puoi scegliere anche gli orari.
3. Appuntamenti privati: se il calendario della persona è collegato sotto Sync calendario, i suoi appuntamenti privati bloccano automaticamente l'orario.
4. Tutta l'attività chiusa: inserisci un periodo sotto Impostazioni → Regole di prenotazione → Vacanze aziendali.

Gli orari bloccati non sono prenotabili online. Gli appuntamenti che crei tu nel calendario restano comunque possibili. La sincronizzazione del calendario fa parte degli abbonamenti Starter, Pro, Business e Premium.