Clients

Trouver un client#

Toute personne qui réserve en ligne apparaît automatiquement dans la liste. Vous pouvez aussi ajouter ou importer des clients vous-même.

1. Ouvrez Clients dans le menu.
2. La liste affiche Nom, Téléphone, E-mail, Rendez-vous et Dernier rendez-vous.
3. Cliquez sur le nom ou sur Ouvrir pour afficher la fiche client.
4. La fiche indique Rendez-vous, Chiffre d'affaires (prévu/effectué), Client depuis et l'Historique des rendez-vous.
5. Tous les clients vous ramène à la liste.

Dans l'admin web, la liste affiche les 300 profils créés en dernier. Dans l'app, vous pouvez rechercher dans la liste.

Ajouter un client#

1. Ouvrez Clients dans le menu.
2. Cliquez en haut sur Ajouter un client.
3. Renseignez Nom, p. ex. Anna Keller.
4. Indiquez Téléphone ou E-mail – au moins l'un des deux, p. ex. anna@example.com.
5. Facultatif : notez des préférences ou allergies sous Note (facultatif).
6. Cliquez sur Ajouter. La nouvelle fiche client s'ouvre.

Si l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone existe déjà, aucune deuxième fiche n'est créée. Cliquez alors sur Ouvrir la fiche existante.

Enregistrer des notes sur un client#

1. Ouvrez Clients dans le menu, puis la fiche client.
2. Dans la zone Notes, écrivez p. ex. des préférences, des allergies ou des remarques sur la dernière visite.
3. Cliquez sur Enregistrer la note. Enregistré s'affiche brièvement.

Les notes ne sont visibles que dans l'admin, jamais par le client.

Importer des clients ou des rendez-vous depuis un fichier CSV#

Pratique pour passer d'un autre système de réservation ou d'Excel à Bookelva.

1. Ouvrez Clients dans le menu et cliquez en haut sur Import CSV.
2. Sous 1. Que souhaitez-vous importer ?, choisissez Clients ou Rendez-vous.
3. Si besoin, cliquez sur Télécharger le modèle pour voir les colonnes attendues.
4. Sous 2. Choisir le fichier CSV, cliquez sur Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier.
5. Vérifiez sous 3. Aperçu ce qui sera créé, complété ou ignoré, et quelles lignes contiennent des erreurs.
6. Cliquez sur Importer. Importation terminée s'affiche ensuite.

Les données existantes ne sont jamais écrasées, seuls les champs vides sont complétés. Pour les rendez-vous, les prestations et collaborateurs doivent déjà exister sous le même nom. Aucun message n'est envoyé lors de l'import. 2 Mo et 5000 lignes au maximum par fichier.

Répondre à une demande d'accès ou de suppression des données#

Si une personne demande l'accès à ses données ou leur suppression, retrouvez-la par son adresse e-mail ou son numéro de téléphone. Cette fonction est disponible dans chaque abonnement.

1. Ouvrez Paramètres dans le menu et faites défiler jusqu'à la carte Demandes relatives aux données, tout en bas.
2. Saisissez l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone complet de la personne et cliquez sur Rechercher.
3. Pour une demande d'accès, cliquez sur Exporter les données. Vous obtenez un fichier avec toutes les données enregistrées, que vous pouvez transmettre à la personne.
4. Pour une suppression, cliquez sur Supprimer la personne et confirmez avec Supprimer définitivement.

Supprimer signifie anonymiser : le nom, les coordonnées, les notes et les avis sont définitivement supprimés. Les rendez-vous et justificatifs restent conservés de façon anonyme pour le chiffre d'affaires et la comptabilité. Si la personne a encore des rendez-vous à venir, annulez-les d'abord. Avec les fiches clients, Exporter les données et Supprimer la personne se trouvent aussi directement sur la fiche.

Suppression automatique des anciennes données clients#

Les personnes dont le dernier rendez-vous remonte à plus longtemps que la durée de conservation choisie sont anonymisées automatiquement chaque nuit. Cela vaut aussi pour les personnes sans rendez-vous créées avant le début de cette durée. Au maximum 200 personnes sont anonymisées par nuit, les suivantes les nuits d'après.

1. Ouvrez Paramètres dans le menu, puis la section Protection des données.
2. Sous Conserver les données de réservation, choisissez 12, 24 ou 36 mois après le dernier rendez-vous.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les justificatifs comptables restent conservés 10 ans en vertu de la loi.