Horaires de travail

Définir les horaires de travail d'une personne#

1. Ouvrez dans le menu l'élément qui porte la désignation de votre équipe (p. ex. Barbiers).
2. Touchez Modifier (icône crayon) à côté de la personne.
3. Sous Horaires de travail (plusieurs plages par jour = pauses), ajoutez une plage par jour de la semaine avec Plage et réglez le début et la fin.
4. Supprimez une plage avec la croix à côté. Les jours sans plage sont fermé.
5. Touchez Enregistrer.

Seules les heures comprises dans ces plages sont réservables en ligne. Les rendez-vous existants ne changent pas. Les collaborateurs ayant le rôle Équipe ne peuvent modifier que leurs propres horaires et absences, si leur utilisateur est lié à leur personne. Dans l'app iOS, ajoutez une plage avec Plage horaire. Dans l'app Android, activez le jour avec l'interrupteur et ajoutez une deuxième plage avec + Deuxième plage. Dans les deux apps, vous créez au maximum deux plages par jour.

Saisir une pause#

1. Ouvrez la personne avec Modifier.
2. Créez deux plages pour le jour, par exemple 09:00–12:00 et 13:00–18:00.
3. Touchez Enregistrer. L'intervalle entre les deux n'est pas réservable.

Attention : si une personne a plus de deux plages horaires le même jour, modifiez ses horaires uniquement dans l'admin web, pas dans l'app Android. L'app Android n'affiche que les deux premières plages par jour, et les autres sont perdues à l'enregistrement.

Copier des horaires vers d'autres jours#

1. Configurez entièrement un jour.
2. Touchez l'icône de copie de ce jour (Copier les horaires vers d'autres jours).
3. Touchez Lu–Ve, Lu–Sa ou Tous, ou choisissez des jours précis et touchez Appliquer.
4. Touchez Enregistrer.

Les horaires existants des jours cibles sont remplacés.

Saisir des vacances ou une absence#

1. Ouvrez la personne avec Modifier.
2. Sous Vacances / absences (enregistrées immédiatement), choisissez le premier et le dernier jour.
3. Si besoin, saisissez un Motif (facultatif) et touchez Enregistrer.
4. Supprimez une absence avec la corbeille sur sa ligne.

L'absence est enregistrée immédiatement, sans toucher Enregistrer en bas. Dans l'admin web, elle vaut pour des journées entières ; dans l'app, vous pouvez aussi choisir des heures. Pendant cette période, la personne n'est pas réservable en ligne et la plage apparaît hachurée dans le calendrier. Les rendez-vous déjà réservés restent en place ; annulez-les vous-même si nécessaire. Dans l'app iOS, saisissez une absence avec Saisir une absence, dans l'app Android avec Ajouter une absence.

Saisir les vacances de l'établissement#

1. Ouvrez Paramètres → Règles de réservation → Vacances de l'établissement.
2. Choisissez Du (premier jour de fermeture) et Au (dernier jour de fermeture).
3. Si besoin, saisissez une Note interne (facultatif) et un Message pour les clients (affiché sur la page de réservation pendant les vacances).
4. Décidez si vous voulez Informer les abonnés de l'app et Informer les clients concernés par e-mail. Le nombre concerné figure entre parenthèses.
5. Touchez Ajouter des vacances. Les vacances sont enregistrées immédiatement.

Pendant les vacances, aucun rendez-vous n'est réservable en ligne. Les rendez-vous existants de la période ne sont pas annulés automatiquement ; déplacez-les ou annulez-les vous-même. Avec l'option e-mail, les clients ayant un rendez-vous dans la période reçoivent un e-mail avec un lien pour le déplacer ou l'annuler. Supprimez une entrée avec la corbeille (Supprimer). Dans les apps, les vacances de l'établissement se trouvent dans les paramètres sous Fermetures : dans l'app iOS via Nouvelle fermeture, puis Ajouter ; dans l'app Android, saisissez les dates et touchez Ajouter. Les deux options d'information n'existent pas dans les apps : les abonnés de l'app client Bookelva Go reçoivent automatiquement une notification si les vacances n'ont pas encore commencé ; aucun e-mail n'est envoyé aux clients concernés.

D'où viennent les heures d'ouverture ?#

Les heures d'ouverture ne se règlent pas séparément. Bookelva les calcule à partir des horaires de travail de toutes les personnes actives : pour chaque jour, du début le plus tôt à la fin la plus tardive. C'est la base de l'indication des horaires du jour sur la page de réservation et des heures d'ouverture dans le profil de l'app client Bookelva Go. Cet aperçu ne montre ni pauses ni absences ; seules les heures réservables en ligne font foi. Vous trouvez un aperçu sous Paramètres → App Bookelva.