Calendrier

Lire le calendrier#

1. Ouvrez Calendrier dans le menu. Dans l'admin web et dans l'app iOS, il affiche d'abord la semaine en cours ; dans l'app Android, le jour même.
2. Passez de Jour à Semaine en haut. Dans la vue jour, chaque personne a sa propre colonne.
3. Naviguez avec les flèches Précédent et Suivant ; Aujourd'hui revient au jour actuel.
4. Touchez Tous ou un nom pour n'afficher que les rendez-vous d'une personne.

Les rendez-vous en pointillés ne sont pas encore confirmés. Les zones hachurées sont des plages bloquées, par exemple Absent ou Rendez-vous privé provenant d'un calendrier connecté. Les heures en dehors des horaires de travail sont assombries, la ligne rouge indique l'heure actuelle.

Créer un rendez-vous#

1. Touchez Rendez-vous en haut ou cliquez sur un créneau libre de la grille. Le jour, l'heure et la personne sont alors déjà remplis.
2. Sous Client, recherchez une personne existante par nom ou téléphone. Pour un nouveau client, saisissez le nom et Téléphone ou E-mail (facultatif).
3. Choisissez la prestation et la personne. Les champs portent les désignations définies par votre établissement dans les paramètres.
4. Vérifiez Date et Début. La durée découle de la prestation.
5. Choisissez Rendez-vous pour une réservation par téléphone ou Walk-in pour un client venu sans rendez-vous.
6. Laissez Envoyer la confirmation activé si le client doit recevoir une confirmation, puis touchez Créer le rendez-vous.

Les rendez-vous créés par vous sont confirmés immédiatement. Les horaires de travail et les règles de réservation ne s'appliquent pas : vous pouvez donc aussi saisir un rendez-vous en dehors des horaires. S'il chevauche un autre rendez-vous de la même personne, il n'est pas créé. Les absences et les rendez-vous privés ne sont pas vérifiés ici. Sans Envoyer la confirmation, aucun rappel n'est planifié.

Confirmer ou clôturer un rendez-vous#

1. Touchez le rendez-vous dans le calendrier. Les détails affichent l'heure, la prestation, la personne, le numéro de téléphone et une éventuelle Note du client.
2. Si le rendez-vous n'est pas encore confirmé, touchez Confirmer.
3. Après le rendez-vous, touchez Terminé. Si la personne ne s'est pas présentée, touchez No-show.
4. Ouvrir la fiche client mène à la fiche du client. Si la fiche client n'est pas comprise dans votre abonnement, vous arrivez à la place sur la liste des clients avec une remarque.

Avec Terminé, Bookelva envoie une seule fois une demande d'avis au client. Cette fonction fait partie des abonnements Pro, Business et Premium. Si la caisse est comprise dans votre abonnement, Encaisser mène directement à la caisse.

Annuler un rendez-vous#

1. Touchez le rendez-vous dans le calendrier.
2. Touchez Annuler le rendez-vous et confirmez.

Pour un rendez-vous à venir, le client reçoit automatiquement une annulation par e-mail. Sans adresse e-mail, elle part par SMS si les SMS sont compris dans votre abonnement et que Bookelva a configuré l'envoi de SMS pour votre établissement (sur demande) ; sans cette configuration, un client sans adresse e-mail ne reçoit aucun message. Les clients qui utilisent l'app Bookelva reçoivent en plus l'annulation en notification push. Les rappels planifiés sont arrêtés et l'entrée d'un calendrier connecté est supprimée. Un paiement en ligne n'est pas remboursé automatiquement ; vous le faites sous Paiements. Un rendez-vous annulé ne peut pas être rétabli ; vous le retrouvez sous Réservations avec le filtre Annulés.

Déplacer un rendez-vous#

1. Dans l'app iOS, ouvrez le rendez-vous dans le calendrier ou sous Réservations.
2. Touchez Déplacer, choisissez la date et l'heure sous Nouveau début, puis touchez à nouveau Déplacer.
3. Vous pouvez aussi maintenir le rendez-vous appuyé dans le calendrier et le faire glisser vers la nouvelle heure ou vers une autre personne.

Dans l'admin web et dans l'app Android, il n'est pas encore possible de déplacer un rendez-vous. Si la nouvelle heure chevauche un autre rendez-vous de la même personne, le déplacement est refusé. Les rappels planifiés suivent la nouvelle heure. Bookelva n'envoie ni e-mail ni SMS pour un déplacement ; seuls les clients ayant réservé via l'app Bookelva reçoivent une notification push. Informez donc le client vous-même.

Bloquer des plages horaires#

Le calendrier n'a pas de bouton dédié pour bloquer une plage. Voici comment libérer du temps :

1. Pauses régulières : créez plusieurs plages par jour dans les horaires de travail de la personne.
2. Vacances ou jours isolés : saisissez une absence pour la personne. Dans l'app, vous pouvez aussi choisir des heures.
3. Rendez-vous privés : si le calendrier de la personne est connecté sous Synchro calendrier, ses rendez-vous privés bloquent automatiquement la plage.
4. Établissement entièrement fermé : saisissez une période sous Paramètres → Règles de réservation → Vacances de l'établissement.

Les plages bloquées ne sont plus réservables en ligne. Les rendez-vous que vous créez vous-même dans le calendrier restent possibles. La synchronisation du calendrier fait partie des abonnements Starter, Pro, Business et Premium.