Réservations

Trouver une réservation#

1. Ouvrez Réservations dans le menu. La liste est triée par date de rendez-vous, les plus tardifs en haut.
2. Dans l'admin web, filtrez avec Tous, En attente, Confirmés, Annulés ou Absence. Le nombre à côté du filtre indique combien de rendez-vous il contient.
3. Chaque ligne affiche l'heure, la date, le client, la prestation avec sa durée, la personne et le statut.

Dans l'admin web, la liste affiche les 200 derniers rendez-vous. Dans l'app iOS, choisissez en haut À venir ou Passées et filtrez avec Toutes, En attente, Confirmées, Terminées, Annulées ou Absence ; la recherche porte sur le nom, le téléphone ou la prestation. L'app Android filtre avec À venir, Non confirmés, Passés, Annulés et Tout (sans filtre d'absence) et recherche par nom, téléphone ou e-mail.

Confirmer une réservation en attente#

1. Dans Réservations, choisissez le filtre En attente (dans l'app Android Non confirmés).
2. Touchez Confirmer dans la ligne.

Les réservations en ligne sont normalement confirmées tout de suite. En attente concerne surtout les réservations avec paiement en ligne pas encore payées. Le paiement en ligne reste ouvert 35 minutes. Sans paiement, le système annule ensuite la réservation et libère le créneau, au plus tard après environ 50 minutes.

Annuler une réservation#

1. Cherchez la réservation dans la liste.
2. Touchez la croix à droite de la ligne (Annuler).

Dans la liste web, aucune confirmation n'est demandée : le rendez-vous est annulé immédiatement et ne peut pas être rétabli. Pour un rendez-vous à venir, le client reçoit automatiquement une annulation par e-mail, ou par SMS s'il n'a pas d'adresse e-mail, si les SMS sont compris dans votre abonnement et que Bookelva a configuré l'envoi de SMS pour votre établissement (sur demande) ; sans cette configuration, un client sans adresse e-mail ne reçoit aucun message. Les clients qui utilisent l'app Bookelva reçoivent en plus l'annulation en notification push.

Marquer un no-show#

1. Ouvrez Calendrier dans le menu et touchez le rendez-vous.
2. Touchez No-show.
3. Dans l'admin web et l'app iOS, vous retrouvez tous ces rendez-vous sous Réservations avec le filtre Absence.

La liste web sous Réservations n'a pas de bouton pour cela ; dans l'app, c'est aussi possible dans les détails d'un rendez-vous de la liste. L'app Android n'a pas de filtre d'absence. Le client n'est pas averti.

Utiliser la boîte de réception#

La boîte de réception regroupe les messages : nouvelles réservations en ligne, déplacements et annulations par les clients, paiements, avis, vos demandes d'app envoyées à Bookelva et messages système. Les clients ne peuvent pas vous y écrire.

1. Ouvrez Boîte de réception dans le menu. Le nombre à côté indique les messages non lus.
2. Passez de Réception à Non lus, Avis et Archives.
3. Touchez un message pour l'ouvrir. Il est alors considéré comme lu.
4. Avec Marquer non lu, Archiver et Restaurer, vous gardez de l'ordre ; Tout marquer comme lu traite tout d'un coup.
5. Si le message concerne un rendez-vous, Profil client mène à la fiche du client.

Publier les avis et y répondre#

1. Ouvrez Boîte de réception → Avis et touchez l'avis.
2. Le bouton Public ou Masqué détermine si l'avis apparaît sur la page de réservation.
3. Si vous le souhaitez, écrivez une réponse dans le champ Répondre publiquement (facultatif) … et touchez la flèche d'envoi.

Les avis de 4 ou 5 étoiles sont publiés automatiquement, les autres sont d'abord masqués. Votre réponse est visible publiquement. Les collaborateurs voient aussi les boutons, mais l'enregistrement leur est refusé.