Confirmation de réservation
Après chaque réservation en ligne, le client reçoit immédiatement une confirmation par e-mail, avec la date, l'heure, la prestation, la personne et un lien pour gérer lui-même le rendez-vous. Avec un paiement en ligne, la confirmation n'arrive qu'après le paiement. Sans adresse e-mail, elle part par SMS si les SMS sont compris dans votre abonnement. Bookelva configure l'envoi de SMS pour votre établissement sur demande ; sans cette configuration, aucun SMS n'est envoyé et les clients sans adresse e-mail ne reçoivent alors aucun message.
Pour les rendez-vous que vous créez vous-même dans le Calendrier, une confirmation n'est envoyée que si Envoyer la confirmation est activé : par e-mail et, si les SMS sont compris dans votre abonnement et configurés par Bookelva, aussi par SMS. Les clients qui ont réservé via l'app Bookelva reçoivent en plus la confirmation et le rappel en notification push.
Rappel par e-mail
Avant le rendez-vous, le client reçoit automatiquement un rappel par e-mail s'il a une adresse e-mail. Le rappel contient lui aussi le lien pour gérer le rendez-vous.
Les rendez-vous annulés ne reçoivent pas de rappel. Si quelqu'un réserve plus tard que le délai réglé, le rappel par e-mail ou SMS arrive peu après la réservation ; il n'y a alors pas de rappel push.
Rappel par SMS
En plus, un rappel par SMS est envoyé au numéro de téléphone du client, au même moment que le rappel par e-mail. Un client qui a aussi une adresse e-mail reçoit les deux.
Bookelva configure l'envoi de SMS pour votre établissement sur demande. Sans cette configuration, aucun SMS n'est envoyé ; les clients sans adresse e-mail ne reçoivent alors aucun rappel.
Régler le moment du rappel
- Ouvrez Paramètres → Règles de réservation.
- Sous Annulation & rappel, indiquez dans le champ Rappel SMS (heures avant le rendez-vous) combien d'heures avant le rendez-vous le rappel part (1 à 72).
- Touchez Enregistrer dans la barre en bas.
La valeur s'applique à tous les rappels, e-mail, SMS et push, même si le champ ne mentionne que les SMS. Elle vaut pour les nouvelles réservations ; les rappels déjà planifiés gardent leur moment. Si un rendez-vous est déplacé, Bookelva recalcule ses rappels avec la valeur actuelle.
Ce qui est envoyé en cas d'annulation ou de déplacement
Si vous annulez un rendez-vous à venir, le client reçoit automatiquement une annulation par e-mail, ou par SMS s'il n'a pas d'adresse e-mail (si les SMS sont compris dans votre abonnement et configurés par Bookelva ; sinon, un client sans adresse e-mail ne reçoit aucun message). Les clients qui utilisent l'app Bookelva reçoivent en plus l'annulation en notification push. Les rappels planifiés sont arrêtés. Si vous déplacez un rendez-vous dans l'app, les rappels suivent la nouvelle heure. Bookelva n'envoie ni e-mail ni SMS pour un déplacement ; seuls les clients ayant l'app Bookelva reçoivent une notification push.
Si le client déplace ou annule lui-même via son lien, un message apparaît dans votre Boîte de réception. Vous autorisez cela sous Paramètres → Règles de réservation avec Les clients peuvent annuler en ligne et Les clients peuvent déplacer en ligne.
Demande d'avis après le rendez-vous
Lorsque vous passez un rendez-vous à Terminé ou l'encaissez à la caisse, Bookelva envoie une seule fois au client une demande d'avis, par e-mail ou, sans adresse e-mail, par SMS. Les avis reçus se trouvent dans la Boîte de réception sous Avis.
Le SMS ne part que si Bookelva a configuré l'envoi de SMS pour votre établissement (sur demande) ; sinon, un client sans adresse e-mail ne reçoit pas de demande.
Puis-je modifier les textes ?
Non, les textes des messages sont prédéfinis. Tous contiennent automatiquement le nom de votre établissement. La confirmation indique la prestation, la personne, la date et l'heure ; le rappel la personne, la date et l'heure, et par e-mail aussi la prestation. L'annulation indique la prestation, la date et l'heure, mais aucune personne. La demande d'avis ne nomme que la personne, ni la prestation ni la date. Si l'Attribution masquée est activée, la désignation que vous avez choisie remplace le nom de la personne. La langue est celle de la réservation ; pour les rendez-vous que vous créez vous-même, c'est la langue de votre établissement (Paramètres → Général → Langue).
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