Utilisateurs

Inviter une personne#

1. Ouvrez Utilisateurs dans le menu.
2. Touchez Nouvel utilisateur.
3. Saisissez Nom et E-mail.
4. Sous Accès, choisissez Invitation par e-mail.
5. Sous Rôle, choisissez Admin ou Équipe.
6. Touchez Créer.

La personne reçoit un e-mail avec un lien, valable 7 jours et utilisable une seule fois. Elle y choisit elle-même son mot de passe. L'option Invitation par e-mail n'apparaît que si l'envoi d'e-mails est configuré pour votre établissement.

Créer un accès avec mot de passe#

1. Sous Utilisateurs, touchez Nouvel utilisateur.
2. Saisissez Nom et E-mail.
3. Sous Accès, choisissez Définir un mot de passe.
4. Saisissez un mot de passe sous Mot de passe (min. 8 caractères).
5. Choisissez le Rôle et touchez Créer.

La personne peut se connecter immédiatement avec ce mot de passe. Bookelva n'exige pas qu'elle le change, contrairement à une réinitialisation. Transmettez-le de manière sûre et demandez-lui de le remplacer par le sien sous Mon compte.

Rôles : Admin et Équipe#

Admin a un accès complet. Équipe voit dans le menu tout sauf Utilisateurs, Comptabilité, Paramètres, App et Support : donc Tableau de bord, Calendrier, Réservations, Boîte de réception, Clients, les entrées de vos prestations et de votre équipe (p. ex. Barbiers), Synchro calendrier, Rapports avec les chiffres d'affaires ainsi que Caisse et Paiements. Les domaines disponibles dépendent de l'abonnement.

Le rôle Équipe est limité pour les Paiements (seulement encaisser en espèces pour des rendez-vous ouverts, pas de liste des paiements), les prestations (consultation seulement), l'équipe (seulement ses propres horaires, sa courte description et ses propres absences), la clientèle (pas de suppression, pas d'import, pas de demandes de protection des données), les avis (pas de publication ni de réponse) et la Caisse (p. ex. supprimer des produits ou rouvrir une clôture de caisse). Seuls les admins peuvent confirmer de nouveaux textes juridiques et gérer l'abonnement. Il doit toujours rester au moins un admin actif. Vous ne pouvez pas vous rétrograder vous-même au rôle Équipe.

Relier un accès à une personne de l'équipe#

Le champ portant la désignation de votre équipe (p. ex. Profil Barber (facultatif)) relie l'accès à une personne qui reçoit des rendez-vous.

1. Lors de la création ou de la modification, choisissez une personne existante dans le champ du profil.
2. Ou, lors de la création, choisissez l'option qui commence par + Nouveau : la personne est alors créée en même temps, avec toutes les prestations et les horaires de l'équipe.
3. Touchez Créer ou Enregistrer.

Adaptez ensuite les prestations et horaires de la nouvelle personne dans l'entrée du menu portant la désignation de votre équipe (p. ex. Barbiers). Le nombre de personnes actives possibles dépend de l'abonnement. S'il n'y a plus de place, l'option + Nouveau est bloquée.

Renvoyer une invitation en attente#

Tant que la personne n'a pas choisi son mot de passe, la liste affiche Invitation en attente ou Invitation expirée.

1. Ouvrez Utilisateurs.
2. Touchez l'icône d'enveloppe (Renvoyer l'invitation) à côté de la personne.

Si l'invitation n'arrive pas, vous pouvez à la place définir un mot de passe en modifiant l'utilisateur. Les liens d'invitation ouverts ne sont alors plus valables.

Réinitialiser le mot de passe d'une personne#

1. Touchez l'icône de crayon (Modifier / définir le mot de passe) à côté de la personne.
2. Saisissez un nouveau mot de passe sous Nouveau mot de passe (vide = inchangé).
3. Touchez Enregistrer.

La personne est déconnectée sur tous ses appareils et doit choisir son propre mot de passe à la prochaine connexion. Votre propre mot de passe se modifie sous Mon compte.

Désactiver ou supprimer un accès#

1. Touchez Désactiver à côté de la personne. Elle ne peut plus se connecter et reste dans la liste comme inactif.
2. Avec Activer, vous rétablissez l'accès.
3. Pour supprimer définitivement, touchez l'icône de corbeille (Supprimer) et confirmez.

Vous ne pouvez ni désactiver ni supprimer votre propre accès ici. Les rendez-vous et la personne reliée dans l'équipe sont conservés lorsque l'accès est supprimé.