Kalender

So liest du den Kalender#

1. Öffne im Menü Kalender. Im Web-Admin und in der iOS-App zeigt er zuerst die aktuelle Woche, in der Android-App den heutigen Tag.
2. Wechsle oben zwischen Tag und Woche. In der Tagesansicht hat jede Person eine eigene Spalte.
3. Blättere mit den Pfeilen Zurück und Weiter; Heute springt zum aktuellen Tag.
4. Tippe auf Alle oder auf einen Namen, um nur die Termine einer Person zu sehen.

Gestrichelt markierte Termine sind noch nicht bestätigt. Schraffierte Flächen sind blockierte Zeiten, zum Beispiel Abwesend oder Privater Termin aus einem verbundenen Kalender. Zeiten ausserhalb der Arbeitszeiten sind abgedunkelt, die rote Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit.

So legst du einen Termin an#

1. Tippe oben auf Termin oder klicke im Raster auf eine freie Stelle. Dann sind Tag, Uhrzeit und Person schon ausgefüllt.
2. Unter Kunde suchst du eine bestehende Person nach Name oder Telefon. Für neue Kundschaft gibst du den Namen und Telefon oder E-Mail (optional) ein.
3. Wähle den Service und die Person. Die Felder heissen so, wie dein Betrieb sie in den Einstellungen benannt hat.
4. Prüfe Datum und Beginn. Die Dauer ergibt sich aus dem Service.
5. Wähle Termin für eine Buchung per Telefon oder Walk-in für Kundschaft, die spontan vorbeikommt.
6. Lass Bestätigung senden eingeschaltet, wenn die Kundschaft eine Bestätigung bekommen soll, und tippe auf Termin anlegen.

Selbst angelegte Termine sind sofort bestätigt. Arbeitszeiten und Buchungsregeln gelten dabei nicht, du kannst also auch ausserhalb der Arbeitszeiten eintragen. Überschneidet sich der Termin mit einem anderen Termin derselben Person, wird er nicht angelegt. Abwesenheiten und private Termine prüft das System hier nicht. Ohne Bestätigung senden wird auch keine Erinnerung geplant.

So bestätigst du einen Termin oder schliesst ihn ab#

1. Tippe im Kalender auf den Termin. Die Details zeigen Zeit, Service, Person, Telefonnummer und eine allfällige Kundennotiz.
2. Ist der Termin noch nicht bestätigt, tippe auf Bestätigen.
3. Nach dem Termin tippst du auf Erledigt. Ist die Person nicht erschienen, tippst du auf No-Show.
4. Über Kundenprofil öffnen kommst du zur Kundenkarte. Ist die Kundenkarte in deinem Abo nicht enthalten, landest du stattdessen in der Kundenliste mit einem Hinweis.

Mit Erledigt schickt Bookelva der Kundschaft einmalig eine Bewertungs-Anfrage. Diese Funktion ist Teil der Abos Pro, Business und Premium. Ist die Kasse in deinem Abo enthalten, führt Kassieren direkt zur Kasse.

So sagst du einen Termin ab#

1. Tippe im Kalender auf den Termin.
2. Tippe auf Stornieren und bestätige die Rückfrage.

Bei künftigen Terminen erhält die Kundschaft automatisch eine Absage per E-Mail. Ohne E-Mail-Adresse geht sie per SMS, sofern SMS in deinem Abo enthalten ist und Bookelva den SMS-Versand für deinen Betrieb eingerichtet hat (auf Anfrage); ohne diese Einrichtung bekommt Kundschaft ohne E-Mail-Adresse keine Nachricht. Wer die App Bookelva nutzt, bekommt die Absage zusätzlich als Push-Mitteilung. Geplante Erinnerungen werden gestoppt, ein Eintrag in einem verbundenen Kalender wird entfernt. Eine Online-Zahlung wird nicht automatisch zurückerstattet, das erledigst du unter Zahlungen. Ein stornierter Termin lässt sich nicht wiederherstellen; du findest ihn unter Buchungen mit dem Filter Storniert.

So verschiebst du einen Termin#

1. Öffne in der iOS-App den Termin im Kalender oder unter Buchungen.
2. Tippe auf Verschieben, wähle unter Neuer Beginn Datum und Uhrzeit und tippe nochmals auf Verschieben.
3. Alternativ hältst du den Termin im Kalender gedrückt und ziehst ihn an die neue Zeit oder zu einer anderen Person.

Im Web-Admin und in der Android-App lässt sich ein Termin derzeit nicht verschieben. Überschneidet sich die neue Zeit mit einem anderen Termin derselben Person, wird nicht verschoben. Geplante Erinnerungen gehen auf die neue Zeit mit. Eine E-Mail oder SMS zur Verschiebung verschickt Bookelva nicht; nur wer über die App Bookelva gebucht hat, bekommt eine Push-Mitteilung. Informiere die Kundschaft deshalb selbst.

So blockierst du Zeiten#

Einen eigenen Knopf zum Blockieren gibt es im Kalender nicht. So hältst du Zeiten frei:

1. Regelmässige Pausen: Lege in den Arbeitszeiten der Person mehrere Zeitblöcke pro Tag an.
2. Ferien oder einzelne Tage: Trage bei der Person eine Abwesenheit ein. In der App kannst du dabei auch Uhrzeiten wählen.
3. Private Termine: Ist der Kalender der Person unter Kalender-Sync verbunden, blockieren ihre privaten Termine die Zeit automatisch.
4. Ganzer Betrieb geschlossen: Trage unter Einstellungen → Buchungsregeln → Betriebsferien einen Zeitraum ein.

Blockierte Zeiten sperren die Online-Buchung. Termine, die du selbst im Kalender anlegst, sind trotzdem möglich. Kalender-Sync ist Teil der Abos Starter, Pro, Business und Premium.