Kunden

So findest du eine Kundin oder einen Kunden#

Wer online bucht, landet automatisch in der Liste. Du kannst Personen auch selbst anlegen oder importieren.

1. Öffne im Menü Kunden.
2. Die Liste zeigt Name, Telefon, E-Mail, Termine und Letzter Termin.
3. Tippe auf den Namen oder auf Öffnen, um die Kundenkarte zu sehen.
4. Auf der Karte siehst du Termine, Umsatz (geplant/erledigt), Kunde seit und die Terminhistorie.
5. Mit Alle Kunden kommst du zurück zur Liste.

Im Web-Admin zeigt die Liste die 300 zuletzt angelegten Profile. In der App kannst du die Liste durchsuchen.

So legst du eine Kundin oder einen Kunden an#

1. Öffne im Menü Kunden.
2. Tippe oben auf Kund:in anlegen.
3. Fülle Name aus, z. B. Anna Keller.
4. Gib Telefon oder E-Mail an – mindestens eins, z. B. anna@example.com.
5. Optional: Trag unter Notiz (optional) Vorlieben oder Allergien ein.
6. Tippe auf Anlegen. Die neue Kundenkarte öffnet sich.

Gibt es die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer schon, entsteht keine zweite Karte. Tippe dann auf Bestehende Karte öffnen.

So speicherst du Notizen zu einer Person#

1. Öffne im Menü Kunden und dann die Kundenkarte.
2. Schreib im Bereich Notizen z. B. Vorlieben, Allergien oder Hinweise zum letzten Besuch.
3. Tippe auf Notiz speichern. Kurz erscheint Gespeichert.

Notizen sind nur im Admin sichtbar, nicht für die Kundin oder den Kunden.

So importierst du Kund:innen oder Termine aus einer CSV-Datei#

Praktisch beim Umzug aus einem anderen Buchungssystem oder aus Excel.

1. Öffne im Menü Kunden und tippe oben auf CSV-Import.
2. Wähle unter 1. Was möchtest du importieren? entweder Kund:innen oder Termine.
3. Tippe bei Bedarf auf Vorlage herunterladen, um die passenden Spalten zu sehen.
4. Tippe unter 2. CSV-Datei wählen auf Datei wählen und wähle deine Datei.
5. Prüfe unter 3. Vorschau, was neu, ergänzt oder übersprungen wird, und welche Zeilen Fehler haben.
6. Tippe auf Importieren. Danach erscheint Import abgeschlossen.

Bestehende Angaben werden nie überschrieben, nur leere Felder ergänzt. Bei Terminen müssen Services und Mitarbeitende vorher angelegt sein und gleich heissen. Beim Import werden keine Nachrichten verschickt. Pro Datei höchstens 2 MB und 5000 Zeilen.

So beantwortest du eine Datenschutz-Anfrage (Auskunft oder Löschung)#

Verlangt eine Person Auskunft über ihre Daten oder deren Löschung, findest du sie über ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer. Diese Funktion gibt es in jedem Abo.

1. Öffne im Menü Einstellungen und scrolle ganz nach unten zur Karte Datenschutz-Anfragen.
2. Gib die vollständige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Person ein und tippe auf Suchen.
3. Für eine Auskunft tippe auf Daten exportieren. Du erhältst eine Datei mit allen gespeicherten Angaben, die du der Person schicken kannst.
4. Für eine Löschung tippe auf Person löschen und bestätige mit Endgültig löschen.

Löschen heisst anonymisieren: Name, Kontaktangaben, Notizen und Bewertungen werden endgültig entfernt. Termine und Belege bleiben anonym für Umsatz und Buchhaltung erhalten. Hat die Person noch bevorstehende Termine, storniere diese zuerst. Mit Kundenprofilen findest du Daten exportieren und Person löschen auch direkt auf der Kundenkarte.

So werden alte Kundendaten automatisch gelöscht#

Personen, deren letzter Termin länger zurückliegt als die eingestellte Aufbewahrungsfrist, werden jede Nacht automatisch anonymisiert. Das gilt auch für Personen ohne Termin, die vor Beginn der Frist angelegt wurden. Je Nacht werden höchstens 200 Personen anonymisiert, weitere in den folgenden Nächten.

1. Öffne im Menü Einstellungen den Bereich Datenschutz.
2. Wähle bei Buchungsdaten aufbewahren 12, 24 oder 36 Monate nach dem letzten Termin.
3. Tippe auf Speichern.

Buchhaltungsbelege bleiben gesetzlich 10 Jahre aufbewahrt.